E-mailbeleid

De grootste aanslag op productiviteit is e-mail. Het lezen van e-mail, het schrijven van e-mail, notificaties over e-mail. E-mail zit tegenwoordig overal en vraagt nogal eens wat aandacht. Daarom is dit e-mailbeleid opgesteld met als doel e-mail behapbaar te houden en in goede banen te leiden.

• E-mail lezen: 3 keer per dag (weekend 1 keer per dag)
• E-mail replyen: Direct, mits het in minder dan 2 minuten kan
• E-mail sturen: De hele dag door
• Direct in contact komen? SMS dan (of in het uiterste geval, bellen).

E-mail lezen

Het lezen van e-mail is beperkt tot maximaal 3 keer per dag. In het weekend is dit maar 1 keer per dag. E-mail is per definitie iets waarvan je niet met zekerheid kunt weten of iemand direct zal reageren. Indien je wilt dat iemand direct reageert is er het medium ‘telefoon’. Het controleren van e-mail op de dag zal ongeveer het volgende schema aanhouden:

• Het begin van de werkdag;
• Na de lunch;
• Aan het einde van de werkdag.

E-mail beantwoorden

Het beantwoorden van e-mail is een tijdrovende klus geworden op sommige dagen. Om daar een beetje vaart in te krijgen en om het kaf van het koren te scheiden zijn de volgende regels opgesteld:

• Is de e-mail aan mij gericht en is de e-mail binnen twee minuten te beantwoorden? Direct beantwoorden na het lezen en archiveren;
• Is de e-mail aan mij gericht maar vergt het beantwoorden van de e-mail enige tijd? Als taak noteren en op een later tijdstip replyen en archiveren;
• Is de e-mail aan mij gericht maar enkel ter informatie? Doorlezen en archiveren;
• Is de e-mail niet direct aan mij gericht (aanhef of door het cc veld te gebruiken)? Doorlezen en archiveren.

Wil je de kans vergroten dat je e-mail een reactie krijgt? Begin met het doel van de e-mail; sociale vultekst komt later.

E-mail sturen

Het versturen van e-mail kan de hele dag door.

Overig e-mailbeleid

Om verder de productiviteit op peil te houden zijn alle notificatiesystemen uitgezet. Oók die op mobiele telefoons. Wil je me direct over iets spreken of heb je een e-mail gestuurd welke ik direct zou moeten lezen? SMS mij dan.

Met dank aan Reinier Ladan voor de inspiratie en aanzet tot dit e-mail beleid.